傳統將紙本數位化的過程大多由人工key-in，不僅仍須耗費人力，結果往往不易搜尋。精益科技eDoc 3000結合掃描器與檔案儲存平台，將掃描、辨識、檔案儲存、上傳、分享、搜尋等功能整合，解決了紙本數位化的困擾。
隨著電腦、網路的不斷發展，人類不斷進行著將資料數位化的工作，原因無他，就是因為數位資料的整理、搜尋、分享，遠比傳統紙本來得方便太多。但即使是在號稱「數位時代」的現在，無可避免的我們身邊仍有太多紙本文件，例如快遞單據、支票、傳真、估價單、合約書等，一旦要調閱相關資料， 若是沒有數位化，往往必須翻箱倒櫃。
專精於掃描器領域的精益科技鑑於客戶需求，為解決使用者在搜尋過往紙本資料常會發生這種混亂的情形， 推出了eDoc 3000這個將掃描、辨識、檔案儲存、上傳、分享、搜尋等所有文件管理所需的功能完全整合的完美方案，完全自動化的結果，不僅降低人工key-in紙本數位化的成本，更讓所有文件都能享受到數位化之後帶來的超高效益。
掃描辨識上傳，1鍵搞定文件數位化
過去所謂的「數位化」大都是較為單一的作法，紙本往往得耗費人力去輸入，但這種方式，其實相當曠日廢時。未來，紙本資料大多靠著以電腦處理成數位資料，透過掃描、辨識、修正，並建立相關標籤或檢索以供查詢。
整合掃描器與檔案儲存平台的eDoc3000，是精益從多年專業掃描器製造的經驗出發，將其所擅長的掃描、文字辨識，結合檢索、搜尋、文件管理等多項功能全面整合，讓使用者只需將紙本放進掃描器，1鍵按下就能完成紙本掃描、文字辨識，同時建立全文檢索， 上傳至檔案伺服器以供查詢、分享。僅需短短幾秒鐘的時間，大大縮短作業流程，方便快速無比。
自動建立檢索，搜尋文件萬無一失
資料數位化所帶來的最大好處， 就是「可以被搜尋」這件事。而大部分人建立數位資料時，往往會以分門別類的方式先建立資料夾，再以日期或事件來命名檔案。但這種方式其實只數位化了一半，因為使用者仍必須先建立起歸檔的法則以便日後搜尋，對於新進員工或是不熟悉歸檔法則的人員，在搜尋公司的龐大資料量時， 恐怕還是得花上許多時間找尋。
而eDoc 3000則是將文件數位化成「可搜尋的PDF檔案」， 紙本的文字內容會透過OCR辨識成可以全文檢索的文字檔案，若該紙本文件內容有圖片亦會被儲存成圖片檔案，兩者構成包含了文字層與圖片層的整個PDF檔。這種可搜尋的「文字與圖像，由於可以進行全文檢索，因此只要在客戶端程式或瀏覽器中輸入關鍵字，即可快速找到需要的文件，預覽確認後再開啟，不僅節省成本而且大幅提高工作效率。另一方面，每個文件或圖片都能夠人工新增標籤，大量類似文件也能夠以批次處理的方式新增標籤，以便讓搜尋時有更高的精確度。
除此之外， 以數位相機拍攝的圖片檔案，在檔案上傳至eDoc3000系統之後，會自動將該照片的EXIF資訊取出以供檢索，無論是解析度、拍攝相機、日期、光圈、快門等等資料，都能作為搜尋關鍵字，若再人工加註該相片標籤，還能讓欲找尋的圖片從大量的照片資料中更輕易被搜尋到。
結合權限管理，檔案分享絕對安全
數位化資料的用意在於使得資料能夠被搜尋保存、快速的查詢、讀取或修改，但在公司、機關行號內，如果上至總經理下至清掃人員，每人都能輕易讀寫查詢，難免會有資料安全問題產生。解決這種文件資安問題，通常方式就是設定每個人或部門的資料權限。
eDoc 3000內建的權限管理功能，區分為個人與群組兩種帳號權限，上傳文件的使用者，可以一一設定該文件欲開放給哪些人搜尋、讀取、寫入、刪除、下載；也能夠以群組的方式， 設定某些部門的搜尋、讀取、寫入、刪除權限等等。舉例來說，法務部門的合約僅希望該項業務相關人員能搜尋、下載，但僅有法務人員能編輯修改內容；業務人員的報價單僅業務主管與該業務能讀寫、列印；快遞的單據則要全公司都可以查詢。種種文件在公司內部的流通、分享，皆可透過eDoc 3000的權限管理功能，讓相關人員提高工作效率，又能夠確保資料的安全性。
在蓬勃發展的資訊產業中，不乏有專業的掃描器或檔案伺服器製造商，但精益科技專為企業所設計的eDoc 3000 ，不僅是全球唯一整合掃描器與檔案儲存平台的方案，而且只要10萬等級的成本，就能達到百萬等級的效益。從今天開始，就讓eDoc 3000協助您從大量紙本的繁複作業中解放出來吧。
<摘錄電子>2011/10/17
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